Menu Home

4 Trik Jitu Meminta Maaf yang Sesungguhnya

Demi memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, contact center selalu menerapkan beberapa pendekatan khusus berdasarkan karakter pelanggan. 

Meskipun pendekatan tersebut dinilai sangat membantu hingga menjabarkan struktur permintaan maaf yang hebat, contact center juga membutuhkan trik jitu meminta maaf yang sesungguhnya. 

Empat Trik Jitu Meminta Maaf yang Sesungguhnya

Berikut adalah empat trik jitu meminta maaf yang sesungguhnya untuk mengoptimalkan kepuasan pelanggan.

  1. Mengatasi Keluhan dan Mengajukan Permintaan Maaf

Contact center dapat memperoleh skor KPI sempurna jika mereka berhasil memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan. Lebih lagi jika contact center dapat dengan mudah menyesuaikan jaminan kualitas dan kriteria evaluasi.

Selain itu, terdapat beberapa ketentuan atas Waktu Penanganan Rata-rata atau AHT. Para agen contact center tidak diperbolehkan menilai setiap kasus pelanggan dengan cara yang sama untuk setiap situasi yang berbeda. Sebelumnya, membiarkan pelanggan untuk berbagi ataupun curhat adalah langkah yang paling tepat dilakukan meskipun awalnya memerlukan waktu yang ekstra. 

  1. Terlatih untuk Menangani Pelanggan yang Marah dan Marah

Naluri bertahan hidup telah diasah selama ribuan tahun untuk melindungi diri dari situasi yang mengancam. Olek karenanya, tidak ada yang suka berbicara dengan orang yang marah.

Itulah sebabnya kenapa contact center semestinya menunjukkan sikap empati dan sensitive terhadap keadaan pelanggan. Jadi, melatih tim menjadi hal terbaik untuk diprioritaskan. Biarkan para contact center mengetahui bahwa pelanggan yang marah adalah orang yang ingin dibantu, menginginkan kata maaf, dan membutuhkan tindakan bijaksana. 

Sebelumnya, pimpinan perusahaan harus memastikan bahwa para tim merasa didukung dengan meluangkan waktu untuk menanggapi keluhan hingga menghasilkan loyalitas pelanggan berstandar emas.

  1. Menyingkirkan Mereka yang Mengeluh

Tidak menutup kemungkinan bahwa setiap perusahaan pasti memiliki tim yang sering mengeluh. Terkadang, hal ini menjadi hambatan tersendiri hingga membuat gaduh tim yang lainnya. 

Khususnya di lingkup industri yang diatur, mungkin ada perasaan bahwa keluhan membuat penyimpangan sering terjadi sehingga merembes ke masalah hukum atau kepatuhan. Menanggapi masalah ini, perusahaan memerlukan tim spesialis untuk menghadapinya. Namun, tim pengaduan spesialis cenderung terdiri dari orang-orang yang hanya melihat situasi terburuk antara perusahaan dan pelanggannya.

  1. Mengatur Jadwal Percakapan bersama Kolega di Bidang Hukum

Jika kolega perusahaan di bidang hukum memiliki pandangan kuat tentang permintaan maaf, jadwalkan waktu untuk berbicara bersama mereka. Adakan rapat untuk menjelaskan bahwa tanpa permintaan maaf berpotensi menyebabkan kerusakan reputasi.  Beri tahu rekan hukum bahwa perusahaan akan dengan senang hati menjadikan masukan mereka sebagaii pedoman perusahaan ke depannya. 

Alternatif untuk menyatakan permintaan “Maaf atas Ketidaknyamanan”

Mengetahui apa yang terbaik untuk dikatakan adalah satu hal positif yang harus dipertahankan oleh contact center. Tetapi di saat keadaan sedang panas atau bergejolak, tidak menutup kemungkinan bahwa contact center akan kembali ke kebiasaan buruk. 

Jasnita Telekomindo menyadari bahwa waktu dan pelatihan dapat membantu membangun keadaan kembali normal. Mereka dapat membantu pelanggan yang tidak bahagia dengan menyatakan permintaan maaf dengan rasa yang penuh penyesalan, menunjukkan empati, dan tidak lupa untuk mengucapkan terima kasih atas keluhan yang diberikan. 

Categories: contact center

Tagged as:

JASCLOUD